Mit den aktuellen Geschehnissen stellen sich viele Unternehmen in letzter Zeit berechtigt die Frage, was ändert sich demnächst beim Datenschutz? Wir haben die Datenschutz Grundverordnung einfach erklärt in diesem Beitrag.
Wichtig zu beachten ist dieses Datum:
Gesetzesänderung: DSGVO wird ab dem 25.05.2018 eingeführt
In diesem Beitrag gehen wir auf den Datenschutzbeauftragten genau ein. Wir klären die Fragen, wer einen braucht und ob es für Sie Sinn macht, einen Datenschutzbeauftragten In-House zu haben oder einen Externen zu beauftragen.
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Wer braucht einen Datenschutzbeauftragten?
Zunächst stellt sich die Frage, welche Unternehmen über einen Datenschutzbeauftragten überhaupt nachdenken müssen.
Gemäß § 4f BDSG muss ein Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellen, wenn es personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet. und wenn für das Unternehmen mehr als neun Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten (§ 4f BDSG) beschäftigt sind oder personenbezogene Daten auf andere Weise erhoben, verarbeitet oder genutzt werden Darunter fallen zum Beispiel Name, E-Mail Adresse, Zahlungsdaten oder auch Gesundheitsdaten.
Die Zahl der Personen im Unternehmen enthält auch Teilzeitkräfte, Auszubildende und Leihpersonal sowie Geschäftsführer.
Auch wenn es im Unternehmen um besonders sensible Daten, wie Bonitätsprüfung oder Gesundheitsdaten geht, ist ein Datenschutzbeauftragter ab Mai 2018 notwendig.
Diese Aufgaben übernimmt ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen
Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten sind in der DSGVO im Artikel 39 festgehalten. Grundsätzlich achtet dieser darauf, dass alle Datenschutzvorgaben im Unternehmen auch eingehalten werden.
Zusammengefasst übernimmt der Datenschutzbeauftragte diese Aufgaben:
- Beratung zum Thema Datenschutz
- Analyse und Kontrolle von Geschäftsprozessen und technischen Geräten
- Sensibilisierung und Schulung der zuständigen Mitarbeiter
- Ansprechpartner und Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde
Einem Geschäftsführer steht es frei, ob er die Aufgaben intern an einen Mitarbeiter geben möchte oder ob ein externer Datenschutzbeauftragter bestellt werden soll. Beides hat seine Vor- und Nachteile.
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Die Vor- und Nachteile eines externen oder internen Datenschutzbeauftragten
Wer die Aufgaben an einen internen Mitarbeiter anvertraut, profitiert einerseits von einem tiefen Verständnis der Unternehmensprozesse. Der Mitarbeiter kennt das Unternehmen und die Abläufe bereits. Andererseits kann ein interner Mitarbeiter bei Entscheidungen eher in Interessenkonflikte geraten. Zudem ist die Weiterbildung zum Datenschutzbeauftragten kostspielig und zeitaufwendig.
Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt hingegen dieses Wissen und zusätzliche Experten-Erfahrung bereits mit. Oftmals haben externe Datenschutzexperten auch eine spezielle Weiterbildung und kommen mit einer objektiven Sichtweise in das Unternehmen.
Die Kosten und der Aufwand sind durch ein klares Zeitbudget begrenzt und lassen sich somit gut kalkulieren.
Datenschutzbeauftragter extern oder intern?
Fazit: Sanktionen vermeiden und rechtzeitig reagieren
Die Bußgelder bei nichtbeachten der neuen Regelungen zum Datenschutz sind sehr hoch. Bis zur Einführung der DSGVO am 25.05.2018 ist noch Zeit, um sich für sein Unternehmen einen guten Plan zurechtzulegen.
Die Entscheidung für einen internen oder einen externen Datenschutzbeauftragten lässt sich in Ruhe diskutieren und abwägen. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Sprechen Sie mit uns, wie wir Sie als Datenschutzbeauftragter unterstützen können.
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