Videokonferenzen für Unternehmer: Und wie Sie diese für sich nutzen können

Das mobile Arbeiten – auch “remote” Arbeiten genannt – ist auf dem Vormarsch. Das bedeutet, dass Unternehmen einige Dinge anpassen müssen, wie zum Beispiel die Kommunikation, sodass die Mitarbeiter auch ortsunabhängig miteinander kommunizieren können.

 

Hier hat sich vor allem die Videokonferenz hervorgetan, da sie die face-to-face-Kommunikation trotz Entfernung möglich macht.

 

Dieser Beitrag beschäftigt sich mit den Fragen:

  • Was genau ist eine Videokonferenz?
  • Welche Vorteile und Möglichkeiten bietet sie in der heutigen Zeit?
  • Wie sieht die Zukunft der Videokonferenz aus?

Das müssen Sie über Videokonferenzen wissen

Eine Videokonferenz ist eine Video-Live-Schaltung, bei der Menschen, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, von Angesicht zu Angesicht miteinander kommunizieren und Entscheidungen oder neue Kundenaufträge besprechen können.

 

Besonders für Unternehmen kann die Nutzung von Videokonferenzen ein großer Vorteil sein, da so einfach und unkompliziert weite Entfernungen zwischen Chef und Mitarbeiter oder Unternehmen und Kunde überbrückt werden und je nach Software beliebig viele Teilnehmer hinzugefügt werden können.

 

Kleiner Tipp: Überprüfen Sie vorher die Übertragungsrate Ihrer Internetverbindung, damit die Konferenz auch einen richtigen “Live-Charakter” hat.

Eine Videokonferenz für Ihre Bedürfnisse

Vor einigen Jahrzehnten noch war die Durchführung einer Videokonferenz mit hohen Kosten und einem noch größeren Aufwand verbunden. Heutzutage aber haben sich diese beiden Faktoren dank mobilem Internet, Laptops und Smartphones so gut wie erledigt. Es ist also kein Wunder, dass sich gerade Unternehmen diese Vorteile zunutze machen, um flexiblere und effizientere Kommunikationsmöglichkeiten einzusetzen.

 

Videokonferenzen sind noch viel mehr als die bloße face-to-face-Kommunikation. Mit der heutigen Software können Sie außerdem gleichzeitig ein virtuelles Meeting abhalten und wichtige Dokumente im Chat parallel teilen.

 

Diese Vorteile hat die Nutzung von Videokonferenzen für Sie – unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist:

  • räumliche und zeitliche Flexibilität für kurzfristige Einberufungen eines Meetings trotz großer räumlicher Entfernungen zwischen Teilnehmern
  • Unbegrenzte Teilnehmerzahl
  • geld-, zeit- und ressourcensparend durch fehlende Anreise und Unterkunft der Mitglieder des Meetings

 

Der einzige große Nachteil einer Videokonferenz ist natürlich, dass eine entsprechende technische Ausrüstung vorhanden sein muss und sie kein echtes Meeting mit den Mitgliedern vor Ort ist – obwohl sie diesem Vorbild sehr nah kommt.

Das lohnt sich!

Auch für mittelständige Unternehmen kann die Einbindung von Videokonferenzen in den Büroalltag durchaus nützlich sein. Denn sie fördert nicht nur die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter, die auch mal ein Meeting von zu Hause aus durchführen können, sondern ermöglicht Ihnen auch größere Spielräume bei Geschäftsbeziehungen, da Sie ortsunabhängig Meetings einsetzen können. Und teuer sind die nötigen Werkzeuge für eine erfolgreiche Videokonferenz auch nicht.

Welches Tool ist das Richtige?

Allgemein bekannt für eine Videokonferenz ist die App “Skype”. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere auf Unternehmen spezialisierte Anbieter.

 

Welches Tool Sie für eine Videokonferenz innerhalb Ihres Unternehmens auswählen sollten, hängt zuerst davon ab, wie viele Mitarbeiter an den Meetings teilnehmen sollen. Je nach Tool kann es dann notwendig sein, dass Sie sich zusätzlich um eine “Multi Point Control Unit” (kurz: MCU) kümmern, die dafür sorgt, dass Audio- und Videodateien bei jedem Teilnehmer ankommen und jeder jeden versteht.

 

Falls Sie einen ganzen Raum nur für Videokonferenzen einrichten möchten, um zum Beispiel mit wichtigen Kunden aus dem Ausland kommunizieren zu können, dann lohnt sich ein Raumsystem inklusive vieler Kameras, Raummikrofone und großer Monitore.

 

Für den Fall, dass die Meetings nicht an einen Raum gebunden sein dürfen, gibt es die Rollabouts oder Settop-Lösungen. Das ist ein tragbarer Konferenzraum, für den Sie nur noch einen Laptop und Internetzugang benötigen.

 

Diese beiden Varianten sind mitunter ziemlich teuer. Die billigeren Methoden sind schon mit minimalem Equipment, also einem Laptop, Kamera, Mikrofon und Internetzugang verwendbar.

 

Besonders für mittelständige Unternehmen, die Videokonferenzen zwar nutzen, aber keine Unmengen an Geld ausgeben möchten, ist ein Desktopsystem zu empfehlen. Das ist eine Software, über die Sie mit Ihrem Laptop ganz einfach eine Videokonferenz starten oder an einer teilnehmen können und außerdem immer noch Zugriff auf die Daten des Lapotops haben.

 

Anbieter eines solchen Desktop-Systems sind unter anderem Polycom, Cisco Tandberg, lifesize und Sony.

Das bringt die Zukunft

Die stetige technische Weiterentwicklung kommt der Videokonferenz auf jeden Fall zugute. Geplant ist es zunächst, die Anwendung der Videokonferenz noch weiter zu entwickeln, wie zum Beispiel ein digitales Whiteboard, das gezeichnete oder geschriebene Informationen automatisch an alle Teilnehmer weitergibt.

 

Auch Augmented und Virtual Reality sind nicht mehr weit davon entfernt, für Videokonferenzen eingesetzt zu werden und den Mitgliedern damit wirklich das Gefühl zu geben, bei einem Meeting anwesend zu sein.

 

Noch weiter in der Zukunft liegt allerdings die geplante Verbindung von Videokonferenzen mit künstlicher Intelligenz.

 

Welche Entwicklungen sich auch immer ergeben, klar ist jetzt schon, dass Videokonferenzen eine große Hilfe sind. Denn Effizienz hat in der heutigen Welt einen immer größeren Stellenwert und revolutioniert auch die persönliche Kommunikation. Warum also nicht mit der Zeit gehen?

 

Spielen Sie bereits mit dem Gedanken an Videokonferenzen, oder nutzen Sie sie vielleicht schon? Berichten Sie uns gerne davon und schreiben Sie uns Ihre Meinung in die Kommentare!

Von |2018-12-18T13:32:41+00:00Dezember 24th, 2018|Allgemein, Smart Services, Unternehmen|0 Kommentare

Über den Autor:

Michal Hall ist Gründer und Geschäftsführer der hall Computer Serivces GmbH in Kleve. Seit 1990 beschäftigt er sich rund um die Themen IT-Sicherheit, IT-Prozesse und Netzwerktechnik. Zudem ist er zeritifizierter Datenschutzbeauftrager (geprüft durch die DEKRA) und begleitet KMU's auf dem Weg in ein sicheres digitales Zeitalter.

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