Das die E-Mail-Archivierung eine gesetzlich vorgeschriebene Pflicht ist, wissen Sie sicherlich bereits. Nein? Dann sollten Sie unseren Beitrag durchlesen.

In diesem Jahr wurde nochmals eine weitreichende Änderung in dem Bereich E-Mail-Archivierung vorgenommen. Denn ab dem 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Das bedeutet, dass die letzten Schonfristen zum 31. Dezember 2016 ausgelaufen und die juristische Übergangsfrist zu Ende ist.

Was bedeutet diese Änderung?

Diese Änderung hat die Folge, dass alle Unternehmen, die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln (unabhängig von der Größe, Branche oder Zusammensetzung) die Pflicht haben, jegliche Dokumente – voll umfänglich und ausnahmslos – auf dem elektronischen Weg zu archivieren.

Verschicken Sie zum Beispiel ein Angebot, eine Rechnung oder andere Geschäftsbriefe per E-Mail, müssen diese automatisch und manipulationssicher archiviert werden.

Was und wie lang muss archiviert werden?

Damit Sie einen Überblick erhalten können, haben wir Ihnen eine kleine Tabelle erstellt.
(Alle Angaben ohne Gewähr)

Was?Wie lang?
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse Lageberichte,
die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen
Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisations-Unterlagen
10 Jahre
empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe6 Jahre
verschickte Handels- oder Geschäftsbriefe6 Jahre
Buchungsbelege6 Jahre
Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind6 Jahre

(§257 HGB, §147 AO)

Welche Konsequenzen drohen?

Entspricht die Archivierung der E-Mails nicht den rechtlichen Anforderungen, drohen Strafzahlungen, Freiheitsstrafen von bis zu 2 Jahren und Schadenersatzansprüche! Die Verantwortung für eine ordnungsgemäße Umsetzung der rechtlichen Anforderungen liegt bei dem Geschäftsführer des Unternehmens.

(§162 AO, §283 StGB, §280ff. BGB, §241 Abs. BGB)

Was ist mit privaten E-Mails?

Ist die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen erlaubt, unterliegt der Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und kann so in Konflikt mit den Datenschutzrichtlinien stehen.

Daher empfehlen wir, die private E-Mail-Nutzung im Unternehmen zu untersagen oder die Mitarbeiter mittels Betriebsvereinbarung explizit darauf hinzuweisen, dass alle Ein- und Ausgehenden E-Mails archiviert werden. Die Unterlassung der privaten E-Mail-Kommunikation sollte schriftlich vom Arbeitgeber festgehalten werden und deren Einhalt stetig geprüft werden. Das hat neben der juristischen Sicherheit auch noch den Vorteil, dass Ihre eigene IT-Infrastruktur sicherer wird.

Aspekte der GoBD für eine revisionssichere Archivierung von E-Mails

  • vollständig

  • manipulationssicher

  • jederzeit verfügbar

  • maschinell auswertbar

Es müssen grundsätzlich alle relevanten E-Mails und die dazugehörigen Dateianhänge aufbewahrt werden und stets maschinell auswertbar sein. Denken Sie dran, das alleinige Aufbewahren und Aufzeichnen auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend!

Leider ist die Archivierung in den meist verwendeten E-Mail-Systemen (Bsp. Outlook) keine Alternative, da diese die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) nicht erfüllen!

Dazu empfehlen wir Ihnen die PDF von unserem Partner MailStore. In dieser PDF ist alles zu finden, was Sie zum Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung wissen müssen.

Gerne können Sie aber auch uns auf das Thema rechtssichere E-Mail-Archivierung ansprechen.

Leitfaden zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__162.htm
http://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__283b.html
http://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__241.html
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile