Beim Wachstum eines Unternehmens kommt irgendwann der Punkt, da stehen der Arbeitsaufwand und der Ertrag nicht mehr im Gleichgewicht. Oftmals spricht man in einer solchen Situation auch, dass die PS nicht auf die Straße gebracht werden, da so viele zeitfressende Aufgaben anfallen.

Der Fokus liegt nicht mehr auf dem Kerngeschäft, sondern auf zu vielen kleineren Baustellen im Unternehmen.

Um seine Mitarbeiter und sich selbst als Unternehmer zu entlasten bietet sich die Möglichkeit des Outsourcing regelrecht an.

Outsourcing bedeutet in diesem Zusammenhang, dass Expertise eingekauft wird, um sich wieder voll und ganz auf die wichtigen Arbeiten im Unternehmen konzentrieren zu können.

Ein IT-Dienstleister, wie wir von hall Computer Services, übernimmt für Sie zum Beispiel alle technischen Aspekte.

Was kann ein IT-Dienstleister für Unternehmen leisten?

Grundlegend ist die Hauptaufgabe eines IT-Dienstleisters, Sie und Ihr Unternehmen im Bereich der IT zu unterstützen und Ihnen mit seiner fachlichen Expertise wichtige Entscheidungen und Aufgaben abzunehmen.

Ein IT-Dienstleister beginnt bei der Unterstützung von Geschäftsprozessen. Mit dem Blick von außen sieht dieser unvoreingenommen, welche Schritte im Unternehmen möglicherweise überflüssig oder zu kompliziert durchgeführt werden.

An diesen Punkten kann diese Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister ansetzen. Operativ werden einzelne Prozesse definiert oder ganze Bereiche bestimmt, die unter der Zuarbeit des IT-Dienstleisters optimiert und ausgelagert werden sollen.

Die richtige Wahl ist über den Erfolg von Outsourcing hierbei entscheidend. In unserem Beitrag “5 Tipps – wie finden Sie den richtigen IT-Berater” haben wir Ihnen unterstützende Punkte für Ihre Entscheidung aufgelistet.  

Ein Negativbeispiel für gescheiterte System-Einführung

Das eine falsche Entscheidung große Auswirkungen haben kann, konnten die Entscheider von Lidl erst kürzlich feststellen. Bei der Wahl eines neuen Warenwirtschaftssystems wurde über 7 Jahre lang an der Einführung von SAP gearbeitet. Dabei waren zahlreiche IT-Berater und Dienstleister daran beteiligt.

Schlussendlich konnte keiner dieser IT-Dienstleister richtig weiterhelfen, so dass das Projekt nun gestoppt wurde.

Die Abhängigkeit von einem IT-Dienstleister

Oftmals stellt sich bei KMU’s auch die Frage, wie eng ein IT-Dienstleister an das eigene Unternehmen gebunden wird. Hierbei tritt in der Regel bei vielen Entscheidern eine natürliche Skepsis auf. Keiner möchte gern abhängig von einem einzigen Dienstleister sein.

Um diese Abhängigkeit zu vermeiden beziehungsweise offen zu gestalten, gibt es drei unterschiedliche Stufen der IT-Einbindung.

Vollständiges Outsourcing

Beim vollständigen Outsourcing werden ganze Arbeitsbereiche an externe Firmen und IT-Dienstleister abgegeben. Im Marketing kann das die Betreuung der Social-Media-Kanäle sein, im IT-Bereich ist es die Verwaltung der Server und technischen Anforderungen.

In der Regel wird beim vollständigen Outsourcing mit einem Anbieter zusammengearbeitet, der die Expertise für das jeweilige Gebiet aufweist. Entscheidungen werden lediglich abgestimmt und abgesegnet, bevor diese vom IT-Dienstleister umgesetzt werden.

Für Unternehmen hat eine solche Art von Outsourcing sowohl positive als auch negative Effekte.

Positiv ist:

  • Schnelle Umsetzung von Projekten
  • Know-How und Weiterbildung zu aktuellen Trends
  • Absehbare Projektkosten
  • Einfache Entscheidung, da komplette Geschäftsbereiche abgegeben werden

Negativ ist dagegen:

  • Volle Abhängigkeit
  • Beinahe blindes Vertrauen
  • Bei Wechsel des Dienstleisters geht das Know-How verloren

Selektives Outsourcing oder Outtasking

Bei der selektiven Methode werden Aufgaben an den IT-Dienstleister abgegeben, es gibt allerdings intern eine Abteilung, die sich mit der Thematik auskennt. Das Know How sitzt somit hauptsächlich im Unternehmen und zur Unterstützung werden einzelne Aufgaben und Prozesse an externe Firmen abgegeben.

Die volle Kontrolle über die IT-Infrastruktur und Geschäftsbereiche bleibt im Unternehmen. Dieses Modell eignet sich daher besonders für große Unternehmen.

Business Process Outsourcing

Beim Business Process Outsourcing (kurz BPO) werden einzelne Geschäftsprozesse ausgewählt, die vom IT-Dienstleister übernommen werden. Unterschieden wird zwischen Primären- und Sekundären-Unternehmensprozessen.

Je nach Prozess ist es zu empfehlen, einen Ansprechpartner mit dem notwendigen Know- How direkt im Unternehmen sitzen zu haben.

Buchhaltung oder Lohnabrechnung sind gängige Prozesse, die als BPO an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Im IT-Bereich können das standardisierte und trotzdem zeitfressende Aufgaben sein.

Die Übergänge zwischen vollständigem, selektiven und prozessbezogenen Outsourcing sind fließend. Wichtig ist dabei auch, dass Entscheider ihre Kosten pro Mitarbeiter im Auge behalten und damit bewerten können, ob ein Outsourcing wirtschaftlich sinnvoll ist.

Ein Beispiel aus dem IT-Bereich sind monatliche Windows Updates, die auf Clients und Servern regelmäßig installiert werden müssen. Diese Aufgabe übernehmen wir unter anderem für unsere Kunden und geben ihnen somit die Chance sich voll und ganz auf ihr Fachgebiet zu fokussieren.

IT-Dienstleister als Treiber für sichere Innovation

Für Unternehmen hat es einen weiteren großen Vorteil, sich externe Unterstützung einzukaufen. Mit dem Wissen und der Erfahrung aus unterschiedlichen Projekten ist man für die Zukunft gut aufgestellt.

Der IT-Dienstleister kann in diesem Zusammenhang als Treiber für eine sichere Innovation gesehen werden. Themen wie Datenschutz, IT-Sicherheit und Digitalisierung sind wichtige Unternehmens Aspekte, in denen sich rasante Änderungen ergeben.

Als Unternehmen gilt es immer auf dem neuesten Stand zu sein, um entsprechend reagieren zu können.

Ein IT-Dienstleister, der sich auf einen Bereich spezialisiert hat, kann mit seinem Know-How viel einfacher auf dem aktuellen Stand bleiben.

Wir von Hall Computer Services haben uns beispielsweise auf einzelne Services spezialisiert:

Sprechen Sie uns gerne direkt zu einem unserer Services an. Wir sind für Sie per E-Mail und Telefon verfügbar.